خلاصه آگهی
-
تاریخ انتشار
1404/02/24
-
موقعیت مکانی
تهران
-
حقوق
توافقی
-
حداقل مدرک تحصیلی
کاردانی
-
تاریخ انقضا آگهی
تا 90 روز
-
حداقل سابقه کار
بین ۵ تا ۱۰
-
جنسیت
زن
-
رده سازمانی
کارمند/کارشناس
شرح شغلی
حرفهی مسول دفتری، شامل وظایف و مهارتهای متفاوتی است. از همکاری با مدیر و کارمندان گرفته تا کمک به مشتریان. اما به طور کلی یک مسول دفتر، وظیفهی ادارهی امور دفتری را بر عهده داشته و علاوه بر دور نگه داشتن محل کار از هرگونه مشکل و چالش، باید آنجا را به محیطی حرفهای و آرام تبدیل کند.
وظایف مسول دفتر
مسول دفتر یک مجموعه با رعایت وظایف اداری و سازمانی، به شکلگیری و حفظ عملکرد یک سازمان کمک میکنند. همچنین «مسول دفتر» میتواند به عنوان نام دیگری برای نقشهای دستیار شخصی یا دستیار اجرایی به حساب آید. مسئولیتهای مسول دفتر معمولا عبارتند از:
- پاسخگویی به تماسها، دریافت پیام و مدیریت مکاتبات
- نگهداری دفتر روزانه و قرار ملاقاتها
- تایپ، تهیه و گردآوری گزارشها
- تشکیل پرونده
- سازماندهی و ایجاد آمادگی برای جلسات (تهیه دستور کار و تهیه صورتجلسه)
- مدیریت پایگاههای دادههایی مانند CRM
- اولویت بندی حجم کار
- اجرای رویهها و سیستمهای اداری جدید
- ارتباط با سازمانها و مشتریان مربوطه
- هماهنگی ارسال نامهها و کارهای تبلیغاتی مشابه
- ثبت یا پردازش صورتحسابها یا هزینهها
- خوش آمد گویی به مشتریان به عنوان پذیرنده یا میزبان
- استخدام، آموزش و نظارت بر کارکنان
- تنخواه گردانی و مدیریت دریافت و پرداخت هزینه های روزانه و جاری
- تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و دستوری آنها
- کار با برنامههای کامپیوتری مانند Excel، Word، Access و سایر نرمافزارهای دفتری
- سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای شرکت
دانش و مهارت مورد نیاز مسئول دفتر
- مهارتهای نوشتاری و گفتاری خوب، به دلیل ارتباط کاری زیاد با کارکنان شرکت (سازمان) و مخصوصا مدیریت ارشد
- مهارت سازماندهی و مدیریت زمان، به دلیل مسئولت تنظیم زمان جلسات مدیریت و برقراری هماهنگی بین مدیران و مسئولین بخشهای مختلف
- مهارت در تایپ، کار با برنامههای مورد نیاز کامپیوتری
- آشنایی با دستور زبان و نحوه نامهنگاری زیرا در خیلی از شرکتها نامههای اداری توسط مسول دفتر تایپ میشود
- دقت و توجه به جزئیات
- توانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارها
- توانایی کار تیمی زیرا مسئول دفتر در بسیاری از شرکتها بیشترین ارتباط را با سایر افراد داخل یا خارج از شرکت بر عهده دارد و لازم است بتواند با آنها تعامل مثبت و سازنده داشته باشد
- رازداری زیرا مسول دفتر نزدیکترین شخص به مدیر است و رازداری از ویژگیهای مهم او برای مدیریت به حساب میآید