شرح شغلی

حرفه‌ی مسول دفتری، شامل وظایف و مهارت‌های متفاوتی است. از همکاری با مدیر و کارمندان گرفته تا کمک به مشتریان. اما به طور کلی یک مسول دفتر، وظیفه‌ی اداره‌ی امور دفتری را بر عهده داشته و علاوه بر دور نگه داشتن محل کار از هرگونه مشکل و چالش، باید آنجا را به محیطی حرفه‌ای و آرام تبدیل کند.
وظایف مسول دفتر

مسول دفتر یک مجموعه با رعایت وظایف اداری و سازمانی، به شکل‌گیری و حفظ عملکرد یک سازمان کمک می‌کنند. همچنین «مسول دفتر» می‌تواند به عنوان نام دیگری برای نقش‌های دستیار شخصی یا دستیار اجرایی به حساب آید. مسئولیت‌های مسول دفتر معمولا عبارتند از:

• پاسخگویی به تماس‌ها، دریافت پیام و مدیریت مکاتبات
• نگهداری دفتر روزانه و قرار ملاقات‌ها
• تایپ، تهیه و گردآوری گزارش‌ها
• تشکیل پرونده
• سازماندهی و ایجاد آمادگی برای جلسات (تهیه دستور کار و تهیه صورتجلسه)
• مدیریت پایگاه‌های داده‌هایی مانند CRM
• اولویت بندی حجم کار
• اجرای رویه‌ها و سیستم‌های اداری جدید
• ارتباط با سازمان‌ها و مشتریان مربوطه
• هماهنگی ارسال نامه‌ها و کارهای تبلیغاتی مشابه
• ثبت یا پردازش صورت‌حساب‌ها یا هزینه‌ها
• خوش آمد گویی به مشتریان به عنوان پذیرنده یا میزبان
• استخدام، آموزش و نظارت بر کارکنان
• تنخواه گردانی و مدیریت دریافت و پرداخت هزینه های روزانه و جاری
• تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و دستوری آن‌ها
• کار با برنامه‌های کامپیوتری مانند Excel، Word، Access و سایر نرم‌افزارهای دفتری
• سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای شرکت

دانش و مهارت مورد نیاز مسئول دفتر

• مهارت‌های نوشتاری و گفتاری خوب، به دلیل ارتباط کاری زیاد با کارکنان شرکت (سازمان) و مخصوصا مدیریت ارشد
• مهارت سازماندهی و مدیریت زمان، به دلیل مسئولت تنظیم زمان جلسات مدیریت و برقراری هماهنگی بین مدیران و مسئولین بخش‌های مختلف
• مهارت در تایپ، کار با برنامه‌های مورد نیاز کامپیوتری
• آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه‌نگاری زیرا در خیلی از شرکت‌ها نامه‌های اداری توسط مسول دفتر تایپ می‌شود
• دقت و توجه به جزئیات
• توانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارها
• توانایی کار تیمی زیرا مسئول دفتر در بسیاری از شرکت‌ها بیشترین ارتباط را با سایر افراد داخل یا خارج از شرکت بر عهده دارد و لازم است بتواند با آن‌ها تعامل مثبت و سازنده داشته باشد
• رازداری زیرا مسول دفتر نزدیک‌ترین شخص به مدیر است و رازداری از ویژگی‌های مهم او برای مدیریت به حساب می‌آید