این آگهی غیر فعال است.

خلاصه آگهی

  • تاریخ انتشار
    1404/02/24
  • موقعیت مکانی
    تهران
  • حقوق
    توافقی
  • حداقل مدرک تحصیلی
    کاردانی
  • تاریخ انقضا آگهی
    تا 90 روز
  • حداقل سابقه کار
    بین ۵ تا ۱۰
  • جنسیت
    زن
  • رده سازمانی
    کارمند/کارشناس

شرح شغلی

 

حرفه‌ی مسول دفتری، شامل وظایف و مهارت‌های متفاوتی است. از همکاری با مدیر و کارمندان گرفته تا کمک به مشتریان. اما به طور کلی یک مسول دفتر، وظیفه‌ی اداره‌ی امور دفتری را بر عهده داشته و علاوه بر دور نگه داشتن محل کار از هرگونه مشکل و چالش، باید آنجا را به محیطی حرفه‌ای و آرام تبدیل کند.
وظایف مسول دفتر

مسول دفتر یک مجموعه با رعایت وظایف اداری و سازمانی، به شکل‌گیری و حفظ عملکرد یک سازمان کمک می‌کنند. همچنین «مسول دفتر» می‌تواند به عنوان نام دیگری برای نقش‌های دستیار شخصی یا دستیار اجرایی به حساب آید. مسئولیت‌های مسول دفتر معمولا عبارتند از:

  • پاسخگویی به تماس‌ها، دریافت پیام و مدیریت مکاتبات
  • نگهداری دفتر روزانه و قرار ملاقات‌ها
  • تایپ، تهیه و گردآوری گزارش‌ها
  • تشکیل پرونده
  • سازماندهی و ایجاد آمادگی برای جلسات (تهیه دستور کار و تهیه صورتجلسه)
  • مدیریت پایگاه‌های داده‌هایی مانند CRM
  • اولویت بندی حجم کار
  • اجرای رویه‌ها و سیستم‌های اداری جدید
  • ارتباط با سازمان‌ها و مشتریان مربوطه
  • هماهنگی ارسال نامه‌ها و کارهای تبلیغاتی مشابه
  • ثبت یا پردازش صورت‌حساب‌ها یا هزینه‌ها
  • خوش آمد گویی به مشتریان به عنوان پذیرنده یا میزبان
  • استخدام، آموزش و نظارت بر کارکنان
  • تنخواه گردانی و مدیریت دریافت و پرداخت هزینه های روزانه و جاری
  • تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و دستوری آن‌ها
  • کار با برنامه‌های کامپیوتری مانند Excel، Word، Access و سایر نرم‌افزارهای دفتری
  • سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای شرکت

دانش و مهارت مورد نیاز مسئول دفتر

  • مهارت‌های نوشتاری و گفتاری خوب، به دلیل ارتباط کاری زیاد با کارکنان شرکت (سازمان) و مخصوصا مدیریت ارشد
  • مهارت سازماندهی و مدیریت زمان، به دلیل مسئولت تنظیم زمان جلسات مدیریت و برقراری هماهنگی بین مدیران و مسئولین بخش‌های مختلف
  • مهارت در تایپ، کار با برنامه‌های مورد نیاز کامپیوتری
  • آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه‌نگاری زیرا در خیلی از شرکت‌ها نامه‌های اداری توسط مسول دفتر تایپ می‌شود
  • دقت و توجه به جزئیات
  • توانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارها
  • توانایی کار تیمی زیرا مسئول دفتر در بسیاری از شرکت‌ها بیشترین ارتباط را با سایر افراد داخل یا خارج از شرکت بر عهده دارد و لازم است بتواند با آن‌ها تعامل مثبت و سازنده داشته باشد
  • رازداری زیرا مسول دفتر نزدیک‌ترین شخص به مدیر است و رازداری از ویژگی‌های مهم او برای مدیریت به حساب می‌آید