شرح شغلی

ما به دنبال یک مسئول دفتر منظم و توانمند برای مدیریت روزمره دفتر خود هستیم که بتواند تمامی جنبه‌های اداری و ارتباطی دفتر را مدیریت کرده و به بهبود کارایی ما کمک کند. شما به عنوان فردی در تیم موسسه حقوقی پارلا، مسئولیت هماهنگی جلسات، پیگیری کارهای اداری و مدیریت ماهانه تنخواه را خواهید داشت. ثبت بی‌نقص اطلاعات در نرم‌افزارهای مورد استفاده موسسه و ارتباط موثر با اعضای تیم برای دسترسی امن و سریع به اسناد و فایل‌های موکل‌ها، از اهداف این موقعیت شغلی است.

 

مسئولیت‌های اصلی

• مدیریت ارتباطات دفتری: پاسخگویی به تماس‌ها، مدیریت ایمیل‌ها، ترتیب دادن و تعیین وقت ملاقات‌ها و پاسخگویی به موکل‌ها و همکاران.
• مدیریت کارهای اداری روزانه: تأمین ملزومات اداری، پیگیری نگهداری تجهیزات در دفتر موسسه و اطمینان از آماده‌به‌کار بودن آن‌ها، نظارت بر نظافت دفتر توسط نیروهای خدماتی و مرتب بودن محیط کاری
• مدیریت کارت تنخواه: پیگیری پرداخت‌های تکرارشونده، همکاری با تیم مالی در مورد آماده‌سازی ساعات کاری برای محاسبه حقوق و دستمزد، ثبت و بایگانی اسناد مالی مربوط به تنخواه به صورت ماهانه
• مدیریت فایل‌ها و اسناد: سازماندهی و نگهداری مستندات فیزیکی و دیجیتالی مربوط به موکل‌ها و همکاران موسسه، اجرای فرایندهای بایگانی برای دسترسی سریع و امن به اطلاعات.
• هماهنگی جلسات و رویدادها: برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی، تهیه اسناد مورد نیاز برای جلسات، و کمک در برگزاری جشن‌ها و دورهمی‌های داخلی موسسه.
• پشتیبانی از پروژه‌های خاص: همکاری در انجام پروژه‌های داخلی، تحقیق و تحلیل برای پروژه‌های مرتبط با مدیریت دفتر.

• ورود دقیق داده‌ها به نرم افزار مورد استفاده موسسه: اطمینان از ورود صحیح و به‌موقع داده‌ها به نرم افزار، با رعایت استانداردهای موسسه.
• پشتیبانی از بوردها و داشبوردها: کمک به نگهداری بوردها و داشبوردهای، تحت نظارت کارشناس ارشد.
• کنترل کیفیت داده‌ها: بررسی صحت و یکپارچگی داده‌های وارد شده به نرم افزار و اطمینان از به‌روزرسانی‌های منظم.

 

شرایط و الزامات

• مدرک کارشناسی (داشتن مدرک از دانشگاه‌های معتبر مزیت محسوب خواهد شد). 
• سابقه کار به عنوان مسئول دفتر یا نقش مشابه در محیط‌های اداری (تجربه در موسسه حقوقی مزیت محسوب می‌شود).
• تسلط و‌ مهارت کار با برنامه های رایج اداری مانند Microsoft office .
• آشنایی با زبان انگلیسی (خواندن متون و درک مطلب بالاتر از متوسط) مزیت محسوب خواهد شد. 
• محدوده سنی 25 تا 35 سال

 

مهارت‌ها و شایستگی‌ها

• توانایی کار تیمی و فعالیت در محیط پویا
• توانایی ارتباط موثر و مهارت‌های بین‌فردی عالی
• آشنایی با نرم‌افزارهای مجموعه MS Office و توانایی یادگیری ابزارهای جدید
• مهارت‌های سازماندهی قوی و توانایی اولویت‌بندی کارها
• مهارت‌های پایه در ورود و مدیریت داده‌ها با دقت بالا
• امانت‌داری و رعایت محرمانگی اطلاعات
• توانایی کار مستقل و مدیریت هم‌زمان چندین کار مختلف
• آشنایی با اصول پایه مدیریت پروژه مزیت محسوب می‌شود

 

مزایا

• حقوق توافقی به همراه بیمه
• ارتباط با شرکت‌ها و سازمان‌های تراز اول در حوزه تکنولوژی به عنوان موکل
• فرصت های رشد و توسعه فردی و حرفه ای
• محیط پویا و همکارانی با ذهنیت رشد و نگرش حل مساله

(ساعت کاری، شنبه تا چهارشنبه از 8 صبح تا 17 عصر)